Có phải quy trình quản lý kho đều giống nhau? Câu trả lời ngắn gọn: không, nhưng có! Hãy để tôi giải thích.
Trong quá trình quản lý kho hàng, các công việc có thể như nhau. Nhưng mỗi đặc điểm ngành nghề, nó lại có sự khác nhau. Quy trình quản lý kho gồm 7 bước chính.
quy trình quản lý kho hàng
Mục lục
1. Nhận – bước đầu trong quy trình quản lý kho
Đây là hành động cho hàng hóa vào kho.
Mỗi hàng hóa vào kho sẽ có giấy nhập kho đi kèm. Với các thông tin về số lượng, chất lượng, đơn vị sản xuất,..Việc nhập kho hàng này có thể thể thông quan việc quét các mã sản phẩm. Việc nhận hàng hóa là bước đầu trong quy trình quản lý kho hàng. Số lượng hàng hóa xuất khớp với hàng hóa nhập. Trong khâu đầu tiên, các thông tin về hàng hóa cần được rõ ràng. Các khâu sau mới dễ dàng quản lý.
Định mức hàng tồn kho
2. Đặt hàng trong kho
Nếu hệ thống phần mềm tốt, sẽ thông báo với nhân viên về các đơn hàng cần xử lý. Các đơn hàng này được lấy từ kho sẽ được vận chuyển đến khách hàng hay các đối tác. Các khách hàng sẽ check mã, kiểm tra thông tin hàng hóa. Các nhân viên trong kho ngoài công việc kiểm tra đặt hàng, họ còn các công việc liên quan khác. Cho nên thông báo các đơn hàng chưa được xử lý là vô cùng cần thiết.
Bạn cần có một phần mềm quản lý kho hàng hiệu quả. Bạn có thể tham khảo phần mềm CRMVIET – phần mềm quản lý kho tự động, hiệu quả.
Chủ động quản lý kho
3. Lựa chọn hàng hóa trong kho hàng
Việc lựa chọn hàng hóa. Việc đầu tiên cần lựa chọn là hàng. Sau đó, chúng sẽ được chuyển đến các khu vực tổ chức, các khâu đóng gói hay khâu sản xuất sản phẩm. Sau đó là các bước như gửi hàng đến người nhận.
Việc thứ 2 là quá trình chọn lọc thứ 2. Một hàng hóa được lựa chọn, phần bổ thành các cụm nhỏ khác. Với sự bùng nổ về doanh số bán hàng trực tuyến, nhiều công ty tiến hành các quy trình chọn thứ cấp rất cần thiết.
phương pháp quản lý kho hiệu quả
Thông thường, các công ty có thể sử dụng cả ba loại chọn. Với các đơn đặt hàng trực tuyến ngày càng tăng, các công ty đang ngày càng lắp đặt các thiết bị chọn như đặt tường, hệ thống đèn chiếu sáng, hệ thống giao dịch hàng hóa và hệ thống phân loại chéo, để đối phó với khối lượng lớn hơn của các đơn đặt hàng nhỏ.
Điều gì về độ chính xác của việc chọn? Đây là một trong những câu hỏi phổ biến nhất của các nhà quản lý kho. Bạn nên quét sản phẩm hoặc vị trí, hoặc cả hai trong khi chọn?
Điều này phụ thuộc phần lớn vào mức độ chính xác cần thiết. Nếu cả hai được quét độ chính xác tăng, nhưng tốc độ chọn sẽ thấp hơn so với chỉ quét vị trí. Khi sử dụng hệ thống thoại, sẽ không sử dụng chức năng quét, nhưng kiểm tra các chữ số tại vị trí phục vụ để đảm bảo người vận hành ở đúng vị trí. Chọn giọng nói làm giảm nhu cầu quét, nhưng với một chút rủi ro. Rủi ro nằm ở người vận hành đạt được số đếm đúng, khi chọn, mà không phạm sai lầm.
Mặc dù các công ty lo lắng về vấn đề độ chính xác, bằng chứng cho thấy rằng chỉ chọn giọng nói và / hoặc quét vị trí, mang lại độ chính xác cao đáng ngạc nhiên, mà không cản trở tốc độ chọn. Đối với kho ‘chuyên sâu chính xác’, độ chính xác có thể được tăng cường bằng một ví dụ thống kê về kiểm tra QA, thông thường khoảng 10 đến 20% đơn hàng.
4. Đóng gói trong quy trình quản lý kho
Có rất nhiều cách mà hàng hóa được đóng gói.Có 5 quy tắc trong quá trình đóng gói hàng hóa:
- Hàng hóa được chọn phải có thể truy ra thông tin cần thiết.
- Kiểm tra độ chính xác và QA phải được xây dựng trong quy trình.
- Hàng hóa lấy từ các khu vực khác nhau trong kho phải dễ dàng ‘kết hợp’ và được quản lý hệ thống để đảm bảo hoàn thành đơn hàng.
- Hàng hóa phải được đóng gói theo kích thước, số lượng, nhiệt độ, độc tính, giá trị, tính dễ vỡ, vệ sinh và các yêu cầu lập pháp.
- Các lô hàng phải luôn có thể truy nguyên theo hệ thống đối với các tài liệu và / hoặc số hóa đơn để truy xuất nguồn gốc trong tương lai.
5. Công văn trong quá trình quản lý kho hàng
Nghệ thuật điều phối thành công nằm ở khả năng vận hành để hàng hóa sẵn sàng khởi hành, đúng lúc các hãng vận tải xếp hàng lên xe tải của họ. Hàng hóa đã sẵn sàng quá sớm, chẳng hạn, sẽ làm lộn xộn các khu vực dàn dựng, trong khi các công văn bị trễ, sẽ trì hoãn việc tải và có khả năng gây ra việc giao hàng trễ.
Như đã chỉ ra trước đó, nhiều công ty sử dụng hệ thống của họ để phát hành các đơn đặt hàng, để chọn và đóng gói theo sóng, phù hợp với các tuyến giao hàng cụ thể hoặc các loại nhà vận chuyển.
6. Trả lại hàng hóa trong quá trình quản lý kho hàng
Đây là điều mà hầu hết các công ty mong muốn sẽ biến mất! Tuy nhiên, lợi nhuận là một phần phức tạp của hầu hết các doanh nghiệp và than ôi, khối lượng lợi nhuận đang tăng lên đối với nhiều tổ chức – chủ yếu là do cuộc cách mạng thương mại điện tử. Đáng báo động, phần lớn lợi nhuận cho nhiều công ty chỉ dành cho một mặt hàng tại một thời điểm.
Sự phức tạp xung quanh việc xử lý trả về bắt buộc các quy tắc sau:
- Khi khách hàng trả lại hàng, họ nên tìm kiếm và được ủy quyền Quản lý hoàn trả, trong đó nêu rõ những gì được trả lại và tại sao.
- Tất cả lợi nhuận phải được truy nguyên, theo thứ tự, tài liệu và hóa đơn của họ.
- Các công ty phải có một quy trình hoàn trả được xác định trước để phân định những gì sẽ được thực hiện với hàng hóa sau khi nhận lại vào kho, ví dụ như trả lại hàng, sửa chữa, phá hủy, loại bỏ, tái chế, trả lại cho nhà sản xuất, v.v.
- Tất cả các khoản tín dụng phải được ghi lại hệ thống cùng với lý do tại sao hàng hóa được trả lại.
- Hàng tồn kho phải được cập nhật khi hàng hóa được trả lại vào kho, hoặc được giữ lại để tiếp tục hành động.
7. Giá trị gia tăng
Đây là một phần của doanh nghiệp nơi các sản phẩm được sản xuất, lắp ráp, tái định cư, sửa đổi, ‘đốt cháy’ hoặc tuân theo một số quy trình gia tăng giá trị khác. Phần giá trị gia tăng là về việc thực hiện công việc trên sản phẩm để làm cho nó ‘sẵn sàng để bán’.
Quá trình gia tăng giá trị này có thể phức tạp, đặc biệt khi nhiều mặt hàng khác nhau được kết hợp để tạo thành một sản phẩm mới. Sự phức tạp xung quanh việc xử lý các quy trình gia tăng giá trị và tính chất thay đổi của các sản phẩm thành phần trong và ngoài các vị trí trên kệ có thể gây khó khăn.Vì vậy, bạn có nó, 7 quy trình chính là “giống nhau”, nhưng “khác nhau” cho mỗi tổ chức.
Từ những điều trên, bạn sẽ nhận ra rằng chuỗi cung ứng của trung tâm phân phối hiện đại là một khối phức tạp của các quy trình, hoạt động và giao dịch. Tất cả đều phải được chế tạo riêng bởi con người để làm cho kho của bạn hoạt động hiệu quả. Bạn nên có một phần mềm hỗ trợ trong quá trình quản lý kho hàng. Hãy đăng ký dùng thử phần mềm quản lý kho hàng CRMVIET MIỄN PHÍ.
