Quản lý tài sản là một chức năng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nhưng việc quản lý tài sản thường gây ra không ít khó khăn đối với người quản lý khi phải lưu lại nhiều thông tin phức tạp đối với nhiều loại tài sản khác nhau, đăc biệt là tài sản cố định. Để hỗ trợ việc quản lý tài sản, thiết bị, giải pháp phần mềm quản lý đã ra đời để đơn giản hóa công việc, giảm thiểu công sức cũng như tránh được các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình quản lý.
Mục lục
1- Khái niệm Tài sản là gì?
Tài sản là của cải, vật chất dùng vào mục đích sản xuất hoặc tiêu dùng. Khi phân loại tài sản theo chu kì sản xuất, tài sản được chia thành hai loại là tài sản cố định và tài sản lưu động. Còn phân loại theo đặc tính cấu tạo thì ta có tài sản hữu hình và vô hình (theo Wikipedia).
Tài sản cố định là những tư liệu sản xuất, là một trong những loại tài sản có giá trị lớn được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm mục đích sinh lời, được sử dụng trong dài hạn. Tài sản được tính là tài sản cố định khi có nguyên giá lớn hơn 30 triệu và thời gian sử dụng trên 1 năm. Tài sản cố định được chia thành bất động sản và động sản. Bất động sản bảo gồm đất đai, công trình gắn với đất đai, tài sản liền với nhà. Động sản là tài sản không phải bất động sản.
Tài sản thiết bị là gì
Việc quản lý tài sản được hiểu là công việc quản lý đối với các tài sản hữu hình (tài sản cố định) và các tài sản như con người, trí tuệ. Việc quản lý sẽ bao gồm những công việc giám sát, duy trì và bảo dưỡng tài sản để tài sản luôn ở trong tình trạng tốt nhất, đặc biệt là lên lịch bảo trì cho các tài sản cố định có nhu cầu bảo trì cao bởi chúng phải làm việc liên tục. Dù việc quản lý tài sản có ý nghĩa bao hàm khá rộng, nhưng những phần mềm quản lý tài sản chỉ cung cấp giải pháp quản lý đối với các tài sản cố định và các tài sản hữu hình khác.
>>> Tìm hiểu thêm: Quản lý doanh nghiệp hiệu quả
2- Các tính năng của phần mềm quản lý tài sản
- Kiểm tra dữ liệu và các nội dung của tài sản
- Theo dõi tất cả tài sản hữu hình và vô hình trong một cơ sở dữ liệu duy nhất
- Theo dõi tài sản trong suốt vòng đời gồm di chuyển, thêm, thay đổi và các hoạt động khác
- Theo dõi lịch trình bảo trì, bảo dưỡng
3- Lợi ích của phần mềm quản lý tài sản
Tăng cường khả năng an ninh
Quản lý tài sản đem lại một cái nhìn minh bạch về các hoạt động của tài sản cũng như hoạt động của toàn doanh nghiệp. Phòng trường hợp đối mặt với sự giám sát của nhà nước hay các cơ quan có thẩm quyền khác, việc quản lý tài sản có thể đưa ra những bằng chứng hoạt động xác thực về hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp mình. Ví dụ như có lắp đặt và sử dụng thiết bị xử lý nước thải chẳng hạn.
Đối với các công ty sản xuất, việc quản lý tài sản còn cần thiết hơn nữa khi mà ở Việt Nam, một vấn đề rất đáng xấu hổ là việc trộm cắp của nhân viên vẫn thường xuyên xảy ra. Việc quản lý tài sản sẽ giúp phát hiện và dễ dàng hơn trong việc giải quyết vấn đề này, nhờ đó cũng góp phần phòng ngừa vấn nạn này xảy ra đối với doanh nghiệp của bạn.
Giảm chi phí trong sử dụng tài sản
Để quản lý chi phí đối với tài sản thì việc sử dụng phần mềm quản lý thiết bị rất quan trọng và cần thiết, dù cho là phần mềm miễn phí đi chăng nữa thì việc quản lý sẽ giúp bạn giảm chi phí đáng kể trong việc vận hành các thiết bị.
Việc quản lý sẽ giúp bạn theo dõi và nhắc lịch bảo trì định kì đối với các thiết bị, tài sản riêng biệt để cải thiện khả năng hoạt động của nó, đồng thời tránh việc hỏng hóc dẫn đến sửa chữa mất nhiều thời gian và tiền bạc.
Lợi ích của phần mềm quản lý tài sản là gì
Bằng việc quản lý hoạt động của các thiết bị kết hợp với việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ có thể lên kế hoạch chính xác việc mua mới tài sản tránh lãng phí. Đồng thời cũng có thể kiểm soát khấu hao của các tài sản hiện có.
>>> Liên quan: Phần mềm quản lý dự án miễn phí
Cải thiện hiệu quả và độ chính xác
Cơ sở dữ liệu đối với quản lý tài sản thiết bị trong phần mềm sẽ cung cấp một cái nhìn sâu sắc hơn về tài sản. Đó là về lịch sử hoạt động, hiệu suất hiện tại, khả năng sử dụng tối đa đối với nó, đồng thời đánh giá chính xác vòng đời tài sản chứ không phải dựa vào những chỉ số khấu hao mang tính lý thuyết. Khấu hao của tài sản cố định là 10%/năm, nhưng có thể việc vận hành một tài sản cố định trong doanh nghiệp của bạn nó diễn biến theo một cách khác, vòng đời của một tài sản có thể chỉ có 5 năm và yêu cầu được thay mới trong khi theo khấu hao thì giá trị của nó vẫn còn, và từ đó bạn có thể thay đổi cách tính khấu hao của tài sản này và lên kế hoạch sử dụng, thay thế một cách chính xác.
Việc này làm cho các quy trình hoạt động diễn ra một cách khoa học, hợp lý, giúp bạn có thể tận dụng chính xác khả năng của thiết bị và lên kế hoạch hợp lý cho các thiết bị, tránh việc gây ra lỗi trong quá trình sản xuất và hoạt động, ảnh hưởng đến tài nguyên.
>>>Tìm hiểu thêm: Phần mềm ERP
4- Các phần mềm quản lý tài sản miễn phí
Phần mềm SysAid
Phần mềm quản lý thiết bị miễn phí SysAid cung cấp một báo cáo hoàn chỉnh về toàn bộ các thiết bị di động, máy tính, phần mềm và các thiết bị khác trong mạng lưới công việc của bạn. Nó thích hợp đối với các nhóm bán hàng hay các nhóm về CNTT với nhu cầ quản lý các thiết bị điện tử.
Phần mềm quản lý thiết bị SysAid
Quản lý tài sản miễn phí với phần mềm AssetExplorer
Đây là phần mềm quản lý tài sản miễn phí hoạt động trên nền tảng web cho phép bạn truy cập và thực hiện việc quản lý của mình ở mọi nơi miễn là bạn có kết nối internet. AssetExplorer giúp bạn quản lý tài sản từ giai đoạn lên kế hoạch về tài sản đó đến khi tài sản được sử dụng và bị loại bỏ. Nó thích hợp cho các doanh nghiệp trong việc quản lý tài sản cố định của họ.
Quản lý thiết bị bằng phần mềm Asset Explorer
Phần mềm quản lý thiết bị Lansweeper miễn phí
Một phần mềm quản lý thiết bị free giúp quét và khôi phục tất cả các máy tính và thiết bị mạng khi bạn cấu hình nó. Lansweeper chỉ phù hợp với các doanh nghiệp viễn thông và không có vẻ gì có thể áp dụng với các doanh nghiệp khác.
Phần mềm thiết bị Lansweeper
Quản lý thiết bị dễ dàng với phần mềm Spiceworks
Spiceworks là một phần mềm quản lý thiết bị hoàn toàn miễn phí với giao diện rất thân thiện. Nó cho phép bạn giám sát tất cả các thiết bị kết nối với máy chủ và các thiết bị hỗ trợ SNMP như bộ định tuyến và chuyển mạch, thậm chí cả thiết bị di động, tất cả từ một trang tổng quan. Các email tự động giúp bạn cập nhật những thông tin quan trọng trong hệ thống của mình.
Quản lý tài sản bằng phần mềm SpiceWork
Phần mềm Maintenance Care
Maintenance Care là một phần mềm quản lý tài sản free cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp để quản lý việc bảo trì tài sản, quản trị tài nguyên.
Trên đây là tổng hợp toàn bộ khái niệm về tài sản là gì cũng như các phần mềm quản lý thiết bị nổi tiếng hiện nay. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì sẽ chọn phần mềm tài sản nào để quản lý doanh nghiệp tốt nhất. hoặc bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý doanh nghiệp tại CRMVIET. Đó là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể.
Tìm hiểu thêm thông tin và đăng ký trải nghiệm phần mềm theo đường dẫn dưới đây:
