Trên thị trường hiện nay thì chưa có nhiều công cụ quản lý chất lượng công trình thực sự chất lượng. Trong khi đó, công tác quản trị, giám sát việc lên kế hoạch, nghiệm thu công trình hiện nay khá cẩu thả và bát nháo. Chính vì thế mà nhu cầu sử dụng mẫu hồ sơ, phần mềm quản lý chất lượng công trình là rất cần thiết.
Mục lục
1. Tính cần thiết của phần mềm quản lý chất lượng công trình
Thực tế hiện nay hầu hết khâu lập kế hoạch, giám sát hồ sơ chất lượng công trình đều không được coi trọng. Các cán bộ đa số đi lên từ vị trí thực chiến mà không được đào tạo về chuyên môn quản trị kiểm tra giám sát. Cho nên, việc hệ thống hóa và quản lý thông tin dữ liệu chưa được chuyên nghiệp. Đa phần các vấn đề mà cán bộ gặp phải thường là như sau:
Sử dụng file Word để quản lý vào báo cáo. Điều này khiến số lượng file là rất lớn tương đương với số lượng biên bản. Khi có nhu cầu tìm kiếm 1 file nào đó thì cực kỳ vất vả và sẽ đi vào bế tắc.
Phần mềm quản lý chất lượng công trình
Một số nhà quản lý có thể dùng chức mang Merge Mail để kết hợp giữa Excel và Word.
Xem thêm: giải pháp ERP cho Doanh nghiệp
Ưu điểm của cách làm này là giảm bớt được số lượng tài liệu cần lưu trữ, dữ liệu được đồng bộ liên tục giữa các file… Mặt khác thì nhược điểm của phương pháp này là:
-
- Gây khó khăn cho những người ít biết về công nghệ thông tin.
- Số lượng tài liệu cần nhập thủ công là rất lớn, rắc rối và khó quản lý.
- Mỗi khi muốn kiểm tra tự động các tiêu chuẩn thi công thì bạn vẫn phải làm thủ công bằng tay rất mất thời gian.
- Việc chuyển giao tài liệu, file quản lý giữa các cán bộ, phòng ban khá rắc rối và mất thời gian để hướng dẫn lại.
- Quản lý tài liệu bằng Merge Mail sẽ không có sự kết nối được giữa các phòng ban. Khi đó các thông tin từ phòng kế toán, nhập kho bạn sẽ phải tự xin số liệu và nhập lại bằng tay.
- Sử dụng Mailing yêu cầu phải nhiều người cùng tham gia thì mới hoàn thành được hồ sơ.
Xem thêm: phần mềm quản lý nhân sự miễn phí
2. Ưu điểm khi sử dụng công cụ quản lý chất lượng công trình
Như trên đã trình bày, việc sử dụng file thủ công để quản lý chất lượng sẽ gặp nhiều khó khăn. Khi đó, giải pháp sử dụng phần mềm sẽ giúp giải quyết toàn bộ những vấn đề trên.
Các chức năng cơ bản khi sử dụng phần mềm quản lý chất lượng công trình có thể kể tới như:
-
- Lên kế hoạch, thống kê, quản lý hồ sơ nghiệm thu chất lượng
- Kiểm tra, giám sát khối lượng nghiệm thu công trình hoàn thành
- Theo dõi, quản lý Nhật ký công trình
- Kiểm tra định mức về các loại chi phí quản lý dự án, phí tư vấn theo quy định pháp luật
- Đánh giá dự toán dự thầu cùng các loại chi phí tư vấn, giám sát
Xem thêm: phần mềm kế toán quản trị tốt nhất
>>> Tối ưu doanh nghiệp hiện đại với phần mềm CRM
3. Công cụ quản lý chất lượng GXD
Hiện nay, trên thị trường có GXD là 1 trong số hiếm hoi ứng dụng quản lý chất lượng công trình. GXD giúp hỗ trợ nhà quản lý tiết kiệm thời gian và công sức hơn trong việc quản lý hồ sơ, tiến độ chất lượng công trình.
Phần mềm GXD
4. So sánh giữa phần mềm GXD với Merge Mail
| Merge Mail (Word+Excel) | Phần mềm QLCL GXD |
| Giao diện phức tạp trừ tượng với đa số người dùng | Giao diện trực quan đơn giản dễ nhìn |
| Chỉ phù hợp với những người có nhiều năm kinh nghiệm. Người mới làm hồ sơ thì sẽ gặp nhiều khó khăn và thời gian để học hỏi hơn | Hệ thống dữ liệu được sắp xếp khoa học. Người mới sử dụng dựa vào đó sẽ nhìn được toàn cảnh quy trình làm việc phần mềm quản lý chất lượng công trình. |
| Bạn phải nhập số liệu thủ công giữa các bảng mất thời gian và công sức
Khi muốn sửa 1 thông tin thì phải đồng thời sửa trên nhiều file khác cùng lúc |
Dữ liệu được liên kết chặt chẽ khoa học, Tiết kiệm thời gian trình bày.
Hoàn toàn dễ dàng trong việc chỉnh sửa dữ liệu giữa các trường |
| Thời gian nhập liệu không thể kiểm soát thống kê dẫn tới nhầm lẫn | Mọi thông tin đều được lưu trữ lại trên các sheet 1 cách khoa học |
| Bạn phải tự mình nhập mẫu thông tin bên ngoài như hàng tồn kho, chi phí nhập hàng… | Thông tin được linked giữa các bộ phận, phòng ban |
| Hầu hết đầu phải tự mình làm và không được hỗ trợ 1 cách chuyên nghiệp | Khi sử dụng phần mềm kiểm soát chất lượng công trình, bạn sẽ được đội ngũ tư vấn hỗ trợ nhiệt tình và chuyên nghiệp. |
| Tài liệu hạn chế mang tính cá nhân là chính | Có giáo trình hướng dẫn sử dụng bài bản |
| Việc tìm kiếm in ấn 1 văn bản trong số lượng đồ sộ file Word gặp nhiều khó khăn. Đôi khi là không thể. | Phần mềm hỗ trợ tìm kiếm in tài liệu nhanh chóng bằng từ khóa. |
| Danh mục hồ sơ nhìn rắc rối khó quản lý do không được sắp xếp khoa học. | Mọi tài liệu hồ sơ đều rõ ràng theo từ đầu mục phân cấp nên thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý |
| Khi thay đổi, luân chuyển công tác thì người vào sau sẽ gặp nhiều khó khăn, mất thời gian đào tạo để hiểu file cũ | Dễ dàng luân chuyển tài liệu cho nhiều cán bộ đơn vị mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc |
| Không hỗ trợ ghi nhật ký | Hỗ trợ ghi nhật ký |
KẾT LUẬN
Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý chất lượng công trình. Tác dụng cũng như ưu điểm của phần mềm này so với việc quản lý file truyền thống. Bạn có thể download mẫu file quản lý chất lượng công trình miễn phí ngay dưới đây để thấy sự tiện lợi của chúng
Ngoài ra, có những phần mềm thay thế hoàn hảo như phần mềm quản lý doanh nghiệp tại CRMVIET vời đầy đủ tính năng để hỗ trợ quản lý chất lượng công trình. Tìm hiểu thông tin chi tiết phần mềm quản lý doanh nghiệp cũng như tính năng theo đường link dưới đây:
