Sử dụng phần mềm EXCEL quản lý kho có thực sự tốt ?

Sử dụng phần mềm EXCEL quản lý kho có thực sự tốt ?

21/03/2019

Việc quản lý kho hàng không hề đơn giản đối với các chủ cửa hàng bán lẻ hay doanh nghiệp bởi số lượng hàng hóa rất nhiều. Đôi khi việc kiểm soát kho có khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm.

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ thì công việc quản lý kho sẽ đơn giản hơn rất nhiều đấy.

Một trong những cách mà CRMVIET muốn giới thiệu tới bạn là phần mềm excel quản lý kho. Đó là một phần mềm MIỄN PHÍ.

Phần mềm excel quản lý kho hàng hiệu quả

Phần mềm excel quản lý kho hàng hiệu quả

Excel không đòi hỏi chi phí, rất dễ sử dụng. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Những lưu ý quan trọng để quản lý kho hiệu quả

Đối với những cửa hàng bán lẻ hay doanh nghiệp thương mại có lượng hàng lớn thì việc quản lý hàng tồn kho là một chỉ tiêu giúp doanh nghiệp cạnh tranh trực tiếp trên thị trường.

Xem thêm: Cách quản lý cửa hàng bán lẻ

Như bạn đã biết: “hàng tồn kho hay còn được gọi là tài sản lưu động”.

Lưu ý khi sử dụng phần mềm excel quản lý kho

Lưu ý khi sử dụng phần mềm excel quản lý kho

Nếu như quản lý hàng tồn kho không tốt, rất có thể sẽ dẫn tới:

  • Thất thoát hàng hóa,
  • Thiếu chi phí sản xuất do tồn kho nhiều
  • Tỷ lệ hàng hỏng cao
  • Giá thành sản phẩm cao do quản lý tồn kho kém dẫn tới cạnh tranh kém

Do vậy, để quản lý kho hiệu quả bạn cần:

  • Quy trình quản lý rõ ràng, chi tiết
  • Đội ngũ nhân viên phù hợp
  • Phần mềm, công cụ quản lý kho phù hợp với mô hình kinh doanh

Tại sao excel lại là công cụ quản lý kho lý tưởng

  • Đơn giản,
  • Thao tác ít,
  • Có thể tùy chỉnh, thiết kế thêm các báo cáo, tính năng giúp đáp ứng tốt nhu cầu
  • Chi phí đầu tư cho phần mềm excel không lớn (đi thuê) tự thiết kế thì MIỄN PHÍ

Nhược điểm của phần mềm excel quản lý kho

    • Chỉ tính được báo cáo nhập xuất tồn theo số lượng
    • Không xem được báo cáo từng ngày hay trong một khoảng thời gian xác định
    • Quản lý được số lượng hàng hóa nhất định để đảm báo tốc độ load.

Xem thêm: 3 cách quản lý kho vật tư miễn phí

1.1 Phải thiết kế file excel quản lý kho hàng phù hợp với mô hình kinh doanh

Với mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cũng như đặc điểm khác nhau. Do đó chủ cửa hàng cần phải xây dựng được file excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng của mình.

Khi thiết kế được phần mềm excel quản lý kho phù hợp thì việc kiểm soát thông tin hàng hóa sẽ rất dễ dàng và nhanh chóng.

1.2 Có kiến thức về Excel cơ bản

Điều thứ hai khi áp dụng quản lý kho bằng excel đó là người dùng phải có kiến thức cơ bản về excel.

Có kiến thức về hàm tính toán trong excel cơ bản

Có kiến thức về hàm tính toán trong excel cơ bản

Bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức excel, chủ cửa hàng sẽ gặp rất nhiều rắc rối khó khăn để quản lý kho.

Một số kiến thức cần thiết khi làm việc với excel:

  • Thao tác xử lý tập tin
  • Các định dạng và bảng biểu
  • Các hàm IF, VLOOKUP, HLOOKUP, SUM, AVERAGE,…

Trong các kiến thức trên, bạn cần thật sự hiểu về hàm trong excel bởi có nhiều trường hợp bạn cần kết hợp hàm để có kết quả chính xác

Ví dụ: If(and(a,b), If(left(a=b),Vlookup(xxx))),…

1.3 Những lưu ý khác cần chú ý

Khi nhập các hàm tính tránh lỗi sai cơ bản (lỗi giá trị, lỗi tham chiếu)

Điều chỉnh độ rộng ô trước khi viết hàm (Lỗi độ rộng – #######)

Xem thêm: Những LƯU Ý trong quản lý kho hàng

2. Những rủi ro khi sử dụng phần mềm excel quản lý kho

Excel là một phương pháp được khá nhiều cửa hàng bán lẻ lựa chọn vởi tính tiện lợi, chi phí rẻ. Nhưng phương pháp này cũng có những hạn chế rất lớn trong quản lý kho.

2.1 Nhập liệu thủ công, dễ sao sót

Khi quản lý kho băng excel, người dùng sẽ phải nhập thủ công toàn bộ lên phần mềm. Điều này rất dễ gây ra sai sót, nhầm lẫn khi số lượng hàng hóa quá lớn.

Chỉ cần nhập sai một số liệu sẽ gây ra lỗi cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận bán hàng.

Bên cạnh đó, nhập liệu cũng mất rất nhiều thời gian, gây lãng phí nguồn nhân lực cho cửa hàng.

2.2 Dữ liệu không được bảo mật

Cơ bản là phần mềm excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cả cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu.

Hơn nữa, nếu trong quá trình sử dụng, máy tính gặp vấn đề trục trặc thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra.

Bảo mật thông tin dữ liệu

Bảo mật thông tin dữ liệu

2.3 Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ nhầm lẫn

Khi sử dụng file excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trên cùng hệ thống. Vì vậy, việc quản lý công nợ với nhà cung cấp rất dễ gây ra nhầm lẫn.

Tình trạng ghi thiếu sót hay nhầm số liệu có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh chiến lược của cửa hàng.

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

Quản lý công nợ với nhà cung cấp

2.4 Không có chức năng báo cáo kinh doanh

Có thể nói, phần mềm excel quản lý kho rất đơn giản, nhưng người dùng chỉ có thể làm được một số biểu đồ đơn giản để báo cáo dữ liệu xuất – nhập – tồn kho.

Excel không hỗ trợ theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan của cửa hàng qua excel. Đây là một hạn chế lớn của excel khi quản lý hàng hóa.

Không có chức năng báo cáo tổng thể

Không có chức năng báo cáo tổng thể

Để giải quyết được những khó khăn vấn đề quản lý kho gặp phải khi sử dụng excel. Công cụ quản lý kho miễn phí của CRMVIET

  • Quản lý hàng hóa theo mã, seri
  • Quản lý nhà cung cấp
  • Báo cáo tình hình kinh doanh tổng thể
  • Sản phẩm bán chạy nhất
  • Cảnh báo hàng sắp hết hạn sử dụng
  • Lưu trữ trên cùng một hệ thống dữ liệu
  • Bảo mật cao

Trải nghiệm DÙNG THỬ MIỄN PHÍ phần mềm quản lý kho tại

Phần mềm quản lý kho

KẾT LUẬN

Qua những kiến thức được cung cấp ở trên, hi vọng sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cũng như có thể giúp bạn một phần quyết đinh việc có nên áp dụng phần mềm excel quản lý kho hay không.

Chúc bạn tìm được công cụ quản lý kho phù hợp với mô hình kinh doanh đẩy cao doanh số.

About the author

Bá Nhuận

Leave a comment: