Những khó khăn khi triển khai dự án DMS – CRMVIET

Một hệ thống phân phối DMS để thành công luôn tồn tại những khó khăn thường trực bên cạnh. Những khó khăn đó sẽ ảnh hưởng sâu sắc đến cả dự án DMS đang được triển khai. Một dự án DMS thành công sẽ mang đến sự tăng trưởng mạnh mẽ trong khâu phân phối sản phẩm của toàn bộ doanh nghiệp.

Bài viết này, CRMVIET sẽ chỉ ra những khó khăn thường trực khi triển khai dự án DMS để bạn có thể chuẩn bị tâm lý tốt nhất trong cả dự án.

1. Khó khăn, thách thức khi triển khai dự án DMS

Quá trình triển khai dự án DMS gặp khá nhiều khó khăn và thách thức. Nếu để dự án kéo dài sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Một số tình huống xấu xảy ra khiến dự án phải đóng lại trong thất bại. CRMVIET sẽ chỉ ra một vài tác nhân chính sau:

1.1 Thiếu sự quyết đoán từ ban giám đốc

Dự án DMS là một hệ thống CNTT khá mới đối với nhiều doanh nghiệp. Nó có ảnh hưởng rộng gây ảnh hưởng đến lợi ích của các thành viên chủ chốt trong công ty. Nếu hệ thống DMS được triển khai sẽ gây ra tâm lý lo lắng sợ bị kiểm soát của nhà phân phối. Đó là tâm lý chung của mọi người sợ cái mới, sợ thay đổi và sợ thất bại. Nhiều khi ban giám đốc bận rộn không thể theo dõi đi sát dẫn dắt tạo ra sự thay đổi và không hỗ trợ kịp thời cho dự án.

1.2 Giao dự án sai đối tượng

Một dự án DMS có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Người đảm nhận trưởng dự án cần phải có những yếu tố sau:

• Kỹ năng quản lý dự án
• Hiểu rõ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp
• Kiến thức về hệ thống phân phối
• Kỹ năng dẫn dắt sự thay đổi
• Có tầm ảnh hưởng đến các bộ phận liên quan

Lấy một ví dụ cụ thể:

Như phần trên đã nhắc tới, dự án DMS là một hệ thống CNTT. Bình thường, ban giám đốc sẽ giao trách nhiệm trưởng quản lý dự án như thế này cho trưởng bộ phận CNTT. Dẫu biết rằng trưởng bộ phận CNTT có kỹ năng quản lý dự án rất tốt, rất nuột. Nhưng có đảm bảo được rằng họ hiểu biết rõ về chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, có kiến thức về hệ thống phân phối,… trong khi nếu giao cho trưởng bộ phận kinh doanh thì có thể làm tốt những thiếu sót mà người bên CNTT gặp phải. Lúc này khó khăn sẽ là kỹ năng quản lý dự án. Vậy làm như thế nào là tốt cho cả dự án ?

Việc giao dự án sai người có thể gây nhiều thánh thức, khó khăn cho cả dự án DMS.

1.3 Năng lực nhà cung cấp phần mềm kém

Các nhà cung cấp phần mềm giải pháp DMS luôn vẽ lên một bức tranh màu hồng để chào mời doanh nghiệp. Bức tranh ấy họ khéo léo để kéo sự chú ý vào những điểm mạnh mà giải pháp của họ có.

Đến cuối cùng doanh nghiệp thu được kết quả “phần mềm không đáp ứng được quy trình của họ đang làm”. Nhiều dự án phải hủy giữa chừng và mời nhà cung cấp khác đến triển khai.

1.4 Sự phối hợp không đồng bộ giữa nhiều bộ phận chức năng

Dự án DMS đòi hỏi sự phối hợp chặt sẽ của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp ( CNTT, Sales, Marketing, Supply Chain, Logistic, Sản xuất,…) nhiều khi quy trình nghiệp vụ không định rõ vai trò trách nhiệm của mỗi bộ phận trên một quy trình chung sẽ dẫn đến các bộ phận đùn đẩy nhau trong việc phối hợp.

Đây là lý do vì sao sự phối hợp giữa các bộ phận lại có tầm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án.

>>>XEM THÊM: Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý hệ thống phân phối

1.5 Chính sách đào tạo người cuối cùng

Tỷ lệ nghỉ việc của salesman (người bán hàng) thường tăng cao lên sau khi trển khai dự án DMS. Có nhiều nguyên nhân dẫn tới sự việc này. Lúc trước khi dự án được triển khai salesman có thể tạo dữ liệu ảo luồn lách để đạt KPI. Nhưng sau khi dự án được triển khi, mọi hoạt động của salesman bị giám sát chặt chẽ: yêu cầu check in, chỉnh sửa thay đổi lộ trình,… salesman cảm thấy bị mất tự do và đó là lý do chính dẫ tới tình trạng nghỉ việc.

Để giải quyết trường hợp này, trước khi dự án hệ thống phân phối DMS được triển khai, cần phải đào tạo nhận thức của nhân viên và nói cho salesman biết lợi ích từ hệ thống phân phối mang lại.

Những kiến thức trên mà CRMVIET cung cấp hi vọng bạn sẽ triển khai dự án DMS thành công.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo phần mềm DMS mà CRMVIET cung cấp tại link bên dưới với những tính năng vượt trội, không hề thua kém so với phần mềm nước ngoài mà chi phí có thể chấp nhận.