Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng. Trên thực tế, đó là một số công việc không dễ dàng, bao gồm bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đóng cửa một dự án. Thậm chí khó khăn hơn, dự án đó được giao cho một nhóm bạn chọn, đưa ra các mục tiêu cụ thể để đạt được theo thời gian xác định cho ngân sách xác định.
Và bạn phải làm tất cả những điều đó thành công. Để làm như vậy, các nhà quản lý dự án tốt nhất sử dụng các công cụ quản lý dự án mạnh mẽ để giữ cho tất cả các khía cạnh của dự án của họ được tổ chức.
Mục lục
1. Lãnh đạo
Chúng ta phải bắt đầu với người cha lớn của tất cả – lãnh đạo.
Đó là một chút kỹ năng trơn trượt ở chỗ một số người tin rằng bạn được sinh ra với kỹ năng lãnh đạo và họ không thể được dạy. Nhưng chúng tôi nghĩ rằng mọi người đều có tiềm năng để học cách áp dụng các kỹ năng và kỹ năng lãnh đạo đã được chứng minh.
Rốt cuộc, cái gì thay thế? Là người quản lý dự án, bạn không chỉ có trách nhiệm nhìn thấy dự án hoàn thành thành công mà còn dẫn dắt một nhóm để đạt được mục tiêu đó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên và hòa giải khi cần thiết.
Hãy nhớ rằng lãnh đạo dự án có nhiều phong cách khác nhau, một trong số đó sẽ phù hợp với tính cách của bạn. Đó là nhiều hơn là quản lý các nhiệm vụ; đó là quản lý con người.
2. Truyền thông
Truyền thông thực sự đi đôi với lãnh đạo. Bạn không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu bạn không thể nói rõ những gì bạn cần nhóm của bạn làm.
Nhưng bạn sẽ không chỉ liên lạc với nhóm của mình, bạn sẽ cần có thông tin liên lạc rõ ràng với mọi người liên quan đến dự án, từ nhà cung cấp và nhà thầu đến các bên liên quan và khách hàng. Cho dù đó là thông qua các công cụ báo cáo hoặc thúc đẩy cộng tác với trò chuyện, chia sẻ tệp và các phương tiện khác để gắn thẻ các cuộc thảo luận ở cấp độ nhiệm vụ, bạn sẽ cần cả hai hệ thống để hỗ trợ liên lạc.
Những công cụ này cũng giúp kết nối mọi người một-một và trong cài đặt nhóm, chẳng hạn như các cuộc họp và thuyết trình.
3. Lập kế hoạch
Bây giờ chúng tôi bắt đầu tham gia vào một số bộ kỹ năng cứng cần có của người quản lý dự án và một số ít cần thiết như biết cách tạo lịch trình dự án . Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã được quyết định là chia nhỏ mục tiêu đó thành các nhiệm vụ theo dòng thời gian. Đó là lập kế hoạch và đó là trung tâm của những gì người quản lý dự án làm: thiết lập một lịch trình thực tế và sau đó quản lý các tài nguyên để theo dõi để dự án có thể được kết thúc thành công đúng hạn.
Kế hoạch cho quy trình bán hàng tại của hàng
4. Quản lý rủi ro
Làm bất cứ điều gì là một rủi ro. Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều có rủi ro. Đó là một phần công việc của bạn để xem những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề. Do đó, trước khi thực hiện dự án, bạn phải đưa vào công việc để xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro. Bạn càng có thể quản lý rủi ro , dự án của bạn sẽ càng thành công.
Tất nhiên, bạn không thể lường trước mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời dự án của bạn. Sẽ có những vấn đề không lường trước được phát sinh, vì vậy bạn cần phải có một quy trình để xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.
5. Quản lý chi phí
Bạn không thể làm bất cứ điều gì mà không có tiền để trả cho nó. Bạn đã tạo ra một ngân sách. Công việc đầu tiên của bạn là đảm bảo ngân sách thực tế và có thể đáp ứng nhu cầu tài chính của dự án, và thứ hai là kiểm soát các chi phí đó thông qua việc thực hiện dự án. Nói thì dễ hơn là làm. Trừ khi bạn may mắn và làm việc cho một tổ chức với số tiền không giới hạn, bạn sẽ có những hạn chế tài chính nhất định, và nhiều khả năng, được cấp ngân sách rất chặt chẽ. Cần rất nhiều kỹ năng để tìm ra cách vắt kiệt từng xu trong số tiền giới hạn đó.
6. Đàm phán
Giỏi đàm phán là một tập hợp con của truyền thông, nhưng nó xứng đáng có không gian riêng của nó ở đây. Đàm phán không chỉ đơn thuần là mặc cả với giá tốt nhất từ nhà cung cấp hoặc nhà thầu, mặc dù đó chắc chắn là một phần của nó. Dẫn dắt một dự án có nghĩa là bạn đang đàm phán liên tục.
Ví dụ: bạn có thể sẽ nhận được nhu cầu từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến phạm vi của dự án. Bạn sẽ phải cho họ đẩy lùi, nhưng về mặt ngoại giao, vì vậy tất cả các bên liên quan đều cảm thấy họ đang có được thứ họ muốn.
Sau đó, có những xung đột không thể tránh khỏi sẽ nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm hoặc những người khác có liên quan đến dự án. Nếu bạn có kỹ năng đàm phán mạnh mẽ, bạn có thể giải quyết các tranh chấp này trước khi chúng nổ tung và đe dọa dự án.
7. Tư duy phê phán
Người quản lý dự án không phải là người duy nhất có thể hưởng lợi từ kỹ năng này. Hầu hết chúng ta không suy nghĩ, nhưng phản ứng và làm theo một loạt các phản ứng mà chúng ta hoặc được nói hoặc học. Đó không phải là một điều xấu.
Đôi khi bạn có thể tự động lái, nhưng bạn biết cách tắt nó đi. Tư duy phê phán chỉ đơn giản là khách quan như bạn có thể trong việc phân tích và đánh giá một vấn đề hoặc tình huống, để bạn có thể hình thành một phán đoán không thiên vị. Nó kéo bạn ra khỏi hành động theo cảm xúc hoặc từ kiến thức nhận được, và đó không phải là điều mà người quản lý dự án phải làm?
Bạn đang phải đối mặt với các vấn đề mỗi ngày khi bạn làm việc trong một dự án và bạn muốn các quyết định của mình là vô tư. Điều duy nhất hướng dẫn quyết định của bạn phải là những gì tốt nhất cho dự án.
Tính năng quản lý công việc trên CrmViet
8. Quản lý công việc
Đây là một trong những kỹ năng kỹ thuật cần được đóng dấu vào DNA của mỗi nhà lãnh đạo dự án. Nếu lập kế hoạch là nền tảng cho quản lý dự án, thì nhiệm vụ là vữa giữ mọi thứ lại với nhau. Sẽ có hàng tấn công việc nhỏ nhặt phiền phức này để bạn tạo, phân công và quản lý – một số công việc sẽ phụ thuộc vào người khác, có nghĩa là việc quản lý sai quy trình này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của dự án.
Bạn có thể xem đây là một danh sách những việc cần làm, điều này không hoàn toàn sai, nhưng khi bạn thêm phức tạp, bạn cũng sẽ muốn thêm các công cụ để giúp bạn quản lý các tác vụ này hiệu quả hơn.
Bạn sẽ muốn các tính năng trong công cụ quản lý công việc của bạn thúc đẩy sự hợp tác với nhóm của bạn, giúp bạn ưu tiên và cung cấp cho bạn cập nhật trạng thái tức thì khi các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc đang chạy phía sau.
9. Quản lý chất lượng
Hầu hết các kỹ năng này là rõ ràng, phải không? Vâng, họ là 10 kỹ năng quản lý dự án hàng đầu. Nhưng quản lý chất lượng là một điều thường bị các nhà lãnh đạo dự án bỏ qua và đó là điều cần được chú ý nhiều hơn.
Quản lý chất lượng đang giám sát các hoạt động và nhiệm vụ được yêu cầu để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức đã nêu trong giấy tờ dự án. Nghe có vẻ quen? Về cơ bản, đây là một phần công việc của bạn mà bạn có thể chưa bao giờ đặt tên hoặc tệ hơn, bạn đã bỏ bê việc ủng hộ thời hạn. Giữ đúng tiến độ là rất quan trọng, nhưng lịch trình đó là vô nghĩa nếu nó tạo ra thứ gì đó là phụ.
10. Cảm giác hài hước
Không, thực sự. Bạn không cần phải là một diễn viên hài, và chắc chắn sẽ có thời gian và một nơi hài hước, nhưng khiếu hài hước có thể là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong danh sách của chúng tôi, ngay cả khi đó là một kỹ năng mềm trong quản lý dự án . Đó là bởi vì khiếu hài hước thực sự là có một quan điểm khác.
Nó cho phép bạn nhìn thấy một vấn đề khác nhau. Sự hài hước làm giảm căng thẳng cho bạn và nhóm của bạn, và chỉ khi căng thẳng được dỡ bỏ, những hành động và ý tưởng thông minh hơn mới thể hiện chính họ. Một cảm giác hài hước cũng giúp với tinh thần.
Bạn sẽ làm việc chăm chỉ như nhóm của mình, nhưng điều đó không có nghĩa là môi trường bạn làm việc sẽ trở nên ngột ngạt. Bạn có thể thiết lập hoặc ít nhất là ảnh hưởng đến văn hóa của nơi làm việc, và một tâm trạng nhẹ nhàng hơn làm tăng tất cả các con tàu.
11. Hãy kiên nhẫn
Không có gì được giải quyết bằng cách vội vã thông qua một dự án hoặc thất vọng khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch. Mặc dù thời gian là một hạn chế, nhưng nếu bạn vượt qua quá trình bạn sẽ phạm sai lầm. Điều đó sẽ khiến bạn nản lòng, dẫn đến nhiều rủi ro hơn. Các dự án cần có thời gian, từ nghiên cứu đến lập kế hoạch, chúng cần được suy nghĩ thấu đáo để chạy trơn tru. Điều đó không có nghĩa là sẽ không có vấn đề. Họ luôn luôn là vấn đề.
Cho dù đó là một yêu cầu thay đổi hoặc một thành viên trong nhóm hành động hoặc các bên liên quan có kỳ vọng lớn, nếu bạn không kiên nhẫn, mọi thứ sẽ tồi tệ hơn theo cấp số nhân.
12. Hiểu biết về công nghệ
Công nghệ không ngừng phát triển. Giống như bạn đã quen với một công cụ khác, vị trí của nó sẽ thay thế và bạn quay trở lại với quá trình học tập. Đúng như có thể là, tự nhốt mình trong những cách làm cổ xưa chỉ vì bạn đã quen với chúng là một công thức để trở nên cổ hủ. Các công cụ đã được chuyển từ máy tính để bàn sang trực tuyến và trong khi điều này có thể không phải là những gì bạn đã sử dụng để có vô số lợi thế.
Tìm hiểu ngay công cu quản lý dự án hiệu quả: http://crmviet.vn/
